Nous sommes ravis que vous vous intéressiez aux services et aux offres de HAARKLINIK (Zurich) ou de HAARKLINIK GmbH (Berne) (ci-après dénommées conjointement ou individuellement «HAARKLINIK).
La présente déclaration de confidentialité vous informe sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel (y compris les données particulièrement sensibles) et les raisons pour lesquelles nous le faisons lorsque vous utilisez notre site web commun (haar-klinik.ch ; ci-après dénommé « le site web ») et nos services (c'est-à-dire que nous les collectons, les stockons, les utilisons et, le cas échéant, les transmettons). En outre, cette déclaration vous donne un aperçu de vos droits concernant le traitement de vos données ainsi que de vos possibilités de contrôle quant à leur gestion.
En principe, nous traitons et utilisons vos informations personnelles uniquement pour mettre à disposition et améliorer nos produits et services, pour exécuter une éventuelle relation contractuelle avec vous ou pour préserver d'autres intérêts légitimes conformément à la présente déclaration de protection des données.
Les responsables du traitement des données sont HAARKLINIK et HAARKLINIK GmbH (en tant que responsables conjoints). Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité ou d'autres questions relatives à la protection des données, si vous souhaitez obtenir des informations ou demander la suppression/la rectification de vos données, veuillez nous contacter par e-mail directement à l'adresse de l'établissement concerné :
· Zurich : info@haar-klinik.ch | HAARKLINIK , Pfingstweidstrasse 60a, 8005 Zurich
· Berne : bern@haar-klinik.ch | HAARKLINIK GmbH, Sternengässchen 2, 3011 Berne
2.1. Lorsque vous consultez notre site web
En principe, vous consultez notre site web de manière anonyme. Toutefois, comme sur la plupart des sites web, des informations relatives aux visiteurs sont collectées automatiquement via une technologie de serveur web ; il s'agit des données que votre navigateur envoie automatiquement (appelées « données de journal » ou « données de connexion »). Ces données de connexion comprennent notamment l'adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur, des informations sur le type et la version de votre navigateur, le fournisseur d'accès Internet, les sous-pages de notre site que vous avez consultées, l'heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages ainsi que d'autres données statistiques.
La collecte et le traitement de ces informations ont notamment pour but de permettre techniquement l'utilisation de notre site web (établissement de la connexion), de garantir la sécurité et la stabilité de nos systèmes, d'analyser l'intérêt pour nos services et de les optimiser (par exemple au moyen de mesures marketing ou de publicités personnalisées sur la base de votre consentement à l'utilisation des cookies).
2.2. Lors de la prise de rendez-vous pour une analyse capillaire gratuite
Lorsque vous réservez une analyse capillaire gratuite sur notre site web, nous utilisons la fenêtre contextuelle de réservation du prestataire Calendly. Afin de finaliser la réservation et de vous enregistrer dans notre système de gestion de la relation client (CRM), nous vous demandons les informations de base suivantes :
· Prénom / Nom
· Adresse e-mail
· Numéro de téléphone
· Âge (facultatif)
· Code postal (facultatif)
À partir de ces données, un profil client est automatiquement créé pour vous dans notre système CRM central HubSpot, grâce au service d'automatisation Zapier. Ce profil client sert de base à la gestion future de la relation client, à la gestion des rendez-vous et, en cas de commande, au traitement du contrat.
La prise de rendez-vous n'est possible que si vous acceptez expressément la politique de confidentialité ainsi que les conditions générales de vente (CGV).
Sans cet accord, la prise de rendez-vous ne peut pas être effectuée.
2.3. Lors du remplissage du questionnaire via Typeform (traitement des données relatives à la santé)
Afin de pouvoir vous proposer une gamme de soins cosmétiques adaptés à vos besoins ainsi qu'à l'état de votre cuir chevelu et de vos cheveux, et de vous fournir un devis sans engagement, nous vous redirigerons vers un questionnaire en ligne sur notre site web une fois votre rendez-vous pris.
Les informations demandées dans ce formulaire (par exemple, des détails sur l'évolution de vos problèmes de cuir chevelu et de cheveux, tels que la chute de cheveux, sur votre état de santé général ainsi que sur la prise éventuelle de médicaments) constituent des données personnelles particulièrement sensibles (données relatives à la santé) au sens de la loi suisse sur la protection des données (LPD).
La réponse au questionnaire est facultative. Toutefois, sans ces informations, nous ne sommes pas en mesure de vous fournir une analyse personnalisée optimale, des prévisions ou des conseils adaptés à vos besoins. Le traitement de ces données personnelles particulièrement sensibles repose sur votre consentement explicite, qui doit être donné avant l'envoi du questionnaire. Ces données de santé sensibles ne seront en aucun cas transmises à des tiers non concernés.
2.4. Lors de la commande de produits et de la facturation via Bexio
Si notre offre de soins personnalisée vous convient et que vous souhaitez commander les produits correspondants, nous enregistrons également votre adresse de domicile et votre adresse de livraison. Ces données sont traitées dans notre logiciel de comptabilité bexio afin d'assurer la facturation, la comptabilité et l'exécution du contrat dans les règles de l'art.
Si vous choisissez un moyen de paiement en ligne tel que Google Pay, Apple Pay ou une carte de crédit pour acheter un produit, le paiement s'effectue via le système de paiement en ligne du prestataire concerné. Dans ce cas, le traitement des données personnelles et des données de paiement est assuré directement par le prestataire du système de paiement concerné. Nous n'avons pas connaissance de vos données de paiement et ne les enregistrons pas.
Si vous choisissez l'option de paiement « sur facture » ou « paiement échelonné », nous transmettons les données nécessaires à la facturation à la société d'affacturage HeyLight, à laquelle la créance relative au prix d'achat est également cédée. Il peut également arriver que HAARKLINIK gère directement HAARKLINIK ou les paiements échelonnés ; dans ce cas, les données ne seraient pas transmises à HeyLight . Les informations nécessaires à la facturation sont le prénom/nom, l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone ainsi que les détails de la commande (produits commandés, montant de la facture, date de la commande). Vos données de santé sensibles (données du questionnaire) ne seront bien entendu pas transmises à cette fin.
Nous enregistrons les informations relatives à vos commandes dans le système CRM HubSpot et dans notre logiciel de comptabilité Bexio, en vue d'éventuelles commandes ultérieures ainsi qu'à des fins de marketing et d'analyse.
2.5 Photos « avant/après »
Dans le cadre de la consultation et de la mise en œuvre d'un traitement, des photographies de vos cheveux et/ou de votre cuir chevelu peuvent être prises ou fournies par vos soins. Ces images servent exclusivement à documenter le déroulement du traitement, à évaluer les résultats obtenus et à assurer un suivi personnalisé. Les photographies sont traitées de manière confidentielle et ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, sauf consentement explicite et distinct à cet effet.
3. Marketing direct et publicité en ligne
HAARKLINIK autorisée à utiliser vos données à des fins de publicité et d'information ciblées. Cela vaut en particulier pour les propres actions d'information et de marketing menées par HAARKLINIK e-mail, téléphone, courrier postal, SMS ou MMS, ou via d'autres canaux d'information numériques. Il est également possible que nous utilisions ces données pour vous fournir des informations et des publicités personnalisées via notre site web.
L'adresse e-mail que vous nous communiquez nous sert d'adresse numérique pour vous envoyer des informations marketing et autres concernant la HAARKLINIK qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez à tout moment vous désabonner de ces communications ou d'autres messages de notre part en suivant les instructions de désabonnement (opt-out) figurant dans l'e-mail que nous vous avons envoyé.
4. Lettres d'information et e-mails marketing
L'adresse e-mail que vous avez fournie lors de la prise de rendez-vous ou de la réalisation d'une analyse capillaire peut être HAARKLINIK par HAARKLINIK pour vous HAARKLINIK des informations sur des produits, services, conseils de soins et offres similaires proposés par HAARKLINIK .
Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir ces communications ou vous désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans chaque e-mail.
L'envoi de ces e-mails marketing est assuré par le prestataire de services d'envoi professionnel Brevo (anciennement Sendinblue ; fournisseur : Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France). Les coordonnées nécessaires à cet effet sont automatiquement transmises à Brevo depuis notre système CRM HubSpot.
Vous pouvez à tout moment vous désabonner facilement de la newsletter et des e-mails marketing en cliquant sur le lien « unsubscribe » (Se désabonner) situé au bas de chaque e-mail. Vous pouvez également nous faire part de votre souhait de vous désabonner par e-mail à l'adresse info@haar-klinik.coh ou bern@haar-klinik.ch.
5. Transmettons-nous des informations à des tiers ?
Les données personnelles que vous nous fournissez HAARKLINIK sont HAARKLINIK vendues, ni louées, ni commercialisées de quelque manière que ce soit par HAARKLINIK .
La société HAARKLINIK (Zurich) et sa société partenaire HAARKLINIK GmbH (Berne) sont gérées de manière centralisée dans certains domaines ; c'est pourquoi certaines informations HAARKLINIK à HAARKLINIK peuvent être échangées entre ces deux sociétés à des fins d'administration interne et de service à la clientèle.
La HAARKLINIK transmettre vos données à des entreprises tierces qui nous assistent dans l'exploitation de notre site web, la conduite de nos activités, l'interconnexion automatisée de systèmes ou l'exécution des contrats, afin qu'elles les traitent dans le but d'évaluer, d'améliorer et d'adapter nos offres et services à vos besoins, d'assurer le suivi de la clientèle, ainsi que de personnaliser et d'optimiser les contenus informatifs et publicitaires. Nous travaillons uniquement avec des entreprises tierces de confiance qui s'engagent à traiter vos données de manière confidentielle et à respecter les dispositions applicables en matière de protection des données.
Par ailleurs, nous ne transmettons des données à des entreprises partenaires que si et dans la mesure où cela est nécessaire à l'accomplissement de leurs missions et à l'exécution du contrat. Nous faisons appel aux prestataires de services et sous-traitants suivants dans le cadre de nos activités :
· HubSpot Inc. (États-Unis) : outil central de gestion de la relation client (CRM) et de marketing permettant de gérer les profils clients et de consolider les données.
· Typeform S.L. (Espagne/UE) : prestataire technique chargé de la collecte des données de notre questionnaire numérique sur l'analyse capillaire.
· Dropbox Inc. (États-Unis) : nous utilisons Dropbox pour l'archivage structuré des dossiers clients ainsi que pour le stockage de documents, de photos « avant/après » et d'autres documents liés aux traitements. Des données personnelles particulièrement sensibles, notamment des images et des informations sur l'état individuel des cheveux et du cuir chevelu, peuvent également y être enregistrées. L'accès à ces données est limité aux collaborateurs autorisés et sert exclusivement à la prestation de nos services et au suivi de la clientèle.
· Twilio Inc. (États-Unis) : prestataire de services de communication chargé de l'envoi automatisé de confirmations de rendez-vous, de rappels et d'autres notifications par SMS. À cette fin, sont notamment traités le numéro de téléphone, les informations relatives au rendez-vous et, le cas échéant, d'autres données nécessaires à la communication.
· Brevo / Sendinblue (France/UE) : outil de marketing par e-mail et de newsletter qui synchronise les données des destinataires depuis HubSpot afin de permettre l'envoi des e-mails.
· bexio AG (Suisse) : logiciel de comptabilité et ERP destiné à la facturation et à la tenue d'une comptabilité conforme.
· Zapier Inc. (États-Unis) : service d'automatisation centralisé permettant le transfert sécurisé de données entre différents systèmes (par exemple, Calendly, Typeform, HubSpot et bexio).
· Calendly LLC (États-Unis) : prestataire technique chargé de la mise à disposition de la fenêtre contextuelle de prise de rendez-vous en ligne.
· Google LLC (États-Unis) : nous utilisons Google Ads pour diffuser et optimiser nos publicités. Si vous avez donné votre consentement aux cookies marketing dans la bannière relative aux cookies, nous pouvons utiliser Google Enhanced Conversions. Dans ce cadre, les coordonnées que vous avez fournies (par exemple, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone) sont pseudonymisées à l'aide d'un procédé cryptographique (hachage) avant d'être transmises à Google, afin de mesurer et d'améliorer l'efficacité de nos campagnes publicitaires.
Nous pouvons également utiliser Google Ads Customer Match. Dans ce cadre, les coordonnées des prospects et des clients (par exemple, les adresses e-mail) qui nous ont été fournies dans le cadre d'une demande, d'une prise de rendez-vous, d'une analyse capillaire ou d'une relation commerciale peuvent être transmises à Google sous forme hachée. Google compare ces données avec les comptes Google existants afin de constituer des audiences pour les publicités, d'élargir les audiences existantes ou de diffuser des publicités de manière plus ciblée. Les données sont HAARKLINIK exclusivement à des fins de marketing propres à HAARKLINIK et ne sont pas transmises à d'autres annonceurs.
De plus, nous utilisons Google Workspace et Google Agenda pour la gestion interne des rendez-vous ainsi que pour l'envoi d'invitations à des rendez-vous aux clients. Dans ce cadre, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone ainsi que les informations relatives au rendez-vous peuvent être traités.
Si vous choisissez l'option de paiement « Achat à tempérament » ou « sur facture » pour l'achat d'un produit et/ou d'un forfait de soins, les données à caractère personnel nécessaires à la facturation seront transmises à la société d'affacturage HeyLight (HeyLight AG, Rue du Nant 8, 1207 Genève, Suisse), à laquelle la créance relative au prix d'achat sera cédée. Les données nécessaires à la facturation sont le prénom/nom, l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone ainsi que les détails de la commande (produits commandés, montant de la facture, date de la commande). Vos données de santé sensibles (informations relatives à la chute de cheveux) ne seront bien entendu pas transmises à cette fin.
Outre les cas décrits ci-dessus, nous pouvons également être amenés à communiquer vos informations si vous y avez expressément consenti ou si cette divulgation est nécessaire pour respecter la loi, faire valoir nos droits découlant de la relation contractuelle ou garantir la sécurité.
Enfin, en cas de vente, de fusion ou de toute autre restructuration de HAARKLINIK , les données à caractère personnel pourraient être transférées au successeur légal HAARKLINIK le cadre de ce processus.
6. Transmettons-nous des informations à l'étranger ?
HAARKLINIK son siège en Suisse. Dans le cadre de nos activités, nous faisons toutefois également appel à des prestataires spécialisés dans les services cloud et logiciels dont le siège social ou les serveurs se trouvent à l'étranger (notamment aux États-Unis ou dans l'Union européenne) (voir point 5).
L'UE reconnaissant la Suisse comme un pays tiers offrant un niveau de protection des données adéquat (et inversement), le transfert de données vers des prestataires de services situés au sein de l'UE (tels que Brevo en France ou Typeform en Espagne) est autorisé sans obstacle juridique supplémentaire.
En cas de transfert de données vers un pays ne disposant pas d'un niveau de protection des données adéquat (comme les États-Unis, par exemple), HAARKLINIK garantit HAARKLINIK protection de vos données à caractère personnel grâce aux mesures suivantes :
· Clauses contractuelles types (SCC) : en concluant avec les entreprises tierces mandatées à l'étranger des clauses contractuelles types publiées par la Commission européenne et reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données (PFPD).
· Swiss-US Data Privacy Framework : lorsque le destinataire des données est établi aux États-Unis (comme HubSpot, Zapier, Calendly ou Google), nous veillons à ce que les prestataires de services soient certifiés dans le cadre du Swiss-US Data Privacy Framework. Cet accord garantit un niveau de protection des données adéquat pour la Suisse, reconnu par le PFPDT.
7. Cookies et technologies similaires
Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires. Les cookies sont de petits fichiers contenant des informations et du texte que votre navigateur Internet enregistre et stocke directement et automatiquement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez notre site web. Les cookies n'endommagent pas votre appareil et ne nous transmettent pas de logiciels malveillants.
Les cookies contribuent de diverses manières à rendre votre visite sur notre site web plus simple, plus agréable, plus efficace et plus sûre. Nous utilisons des cookies fonctionnels pour garantir le bon fonctionnement de notre portail (par exemple, pour afficher notre fenêtre contextuelle de prise de rendez-vous en ligne via Calendly). Nous utilisons également des cookies de performance et d'analyse (par exemple, de HubSpot et Google) afin de suivre statistiquement la fréquence de consultation de certaines pages ou offres, et d'optimiser en permanence la convivialité de notre site web. Grâce à l'utilisation de cookies marketing (par exemple de Google Ads), les choix que vous avez effectués peuvent également être utilisés comme paramètres afin de vous proposer des publicités adaptées à vos besoins, personnalisées et susceptibles de vous intéresser.
La plupart des navigateurs Internet courants acceptent automatiquement les cookies par défaut. Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur de manière à empêcher l'installation automatique de cookies ou à recevoir un message d'avertissement avant l'enregistrement de chaque nouveau cookie. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies déjà enregistrés via votre navigateur.
En plus des paramètres de votre navigateur, nous utilisons une bannière de cookies (outil de gestion du consentement) sur notre site web. Lors de votre première visite sur notre site, il vous sera demandé si vous acceptez expressément l'utilisation de cookies de marketing et d'analyse ou si vous les refusez. Si vous refusez les cookies ou si vous ne faites aucun choix, seuls les cookies strictement nécessaires (fonctionnels) seront chargés. Veuillez noter qu'en cas de refus des cookies, certaines fonctionnalités de notre site web (telles que la fenêtre contextuelle de prise de rendez-vous) peuvent n'être disponibles que de manière limitée, voire pas du tout.
8. Services de suivi et d'analyse Web
L'utilisation de nos offres numériques est mesurée et analysée à l'aide de divers outils techniques du service d'analyse Web Google Analytics. Google Analytics est un service proposé par Google Ireland Ltd. (dont le siège se trouve en Irlande), qui s'appuie sur Google LLC (dont le siège se trouve aux États-Unis).
Google Analytics nous aide à mesurer le trafic sur notre site web ainsi que l'utilisation anonymisée de nos contenus, afin d'améliorer en permanence l'expérience utilisateur. Dans ce cadre, les informations suivantes peuvent notamment être collectées :
· Le type et la version du navigateur utilisé, ainsi que le système d'exploitation
· L'URL de référence (le site web à partir duquel vous avez accédé à notre site)
· Les sous-pages que vous consultez et les clics que vous effectuez sur notre site web
· L'heure, la date et la durée de consultation de chaque page
· La localisation géographique approximative de l'accès (adresse IP anonymisée)
Par défaut, Google Analytics 4 enregistre les adresses IP uniquement sous forme abrégée et anonymisée, ce qui exclut toute identification directe de votre personne. Ces données ne sont pas recoupées avec d'autres données de Google.
L'activation de ce suivi s'effectue strictement dans le respect du mode de consentement Google v2. Si vous n'acceptez pas expressément le suivi dans notre bannière relative aux cookies, aucune donnée ne sera transmise à Google Analytics. Vous pouvez également vous opposer à tout moment à cette collecte en installant le module complémentaire de navigateur fourni par Google pour la désactiver : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
9. Liens vers d'autres sites web
Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers qui ne sont ni HAARKLINIK ni contrôlés par HAARKLINIK . HAARKLINIK aucune influence sur le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques des sites web tiers et décline toute responsabilité à cet égard. Nous vous recommandons de lire attentivement les politiques de confidentialité des sites web externes que vous consultez.
10. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux fins du traitement concerné ou tant que des obligations légales de conservation s'appliquent.
- Factures, pièces comptables et documents relatifs à la comptabilité : jusqu'à 10 ans
- Dossiers clients et documents de traitement : pendant la durée de la relation client et au-delà, dans la mesure où cela est nécessaire pour la sauvegarde d'intérêts légitimes ou pour la défense contre d'éventuelles réclamations
- Données de marketing et de communication : jusqu'à la révocation de votre consentement ou jusqu'à ce que vous vous opposiez à leur utilisation ultérieure
- Données des prospects n'ayant pas conclu de contrat : jusqu'à 10 ans, dans la mesure où cela est nécessaire à des fins d'évaluations statistiques, d'analyses marketing, de documentation des demandes ou d'autres intérêts commerciaux légitimes.
À l'expiration des délais de conservation respectifs, les données sont supprimées ou anonymisées.
Si vous nous adressez une demande expresse de suppression avant l'expiration de ce délai, nous supprimerons vos données avant l'échéance. Toutefois, une suppression anticipée ne sera effectuée que pour les données qui ne sont plus strictement nécessaires à la comptabilité (la loi impose de conserver les factures pendant 10 ans) ou pour se prémunir contre d'éventuelles actions en responsabilité.
11. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles (TSO) appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre toute manipulation, perte ou accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment adaptées et améliorées en fonction des évolutions technologiques.
Veuillez noter que la transmission d'informations via Internet n'est jamais totalement sécurisée. Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte de données ou d'accès non autorisé, dans les limites autorisées par la loi ; cette clause n'affecte toutefois pas notre responsabilité en cas de dommages résultant d'une négligence grave ou d'un acte intentionnel.
12. Quels sont vos droits ?
Vous avez le droit de faire valoir à tout moment vos droits en matière de protection des données conformément à la loi suisse sur la protection des données (LPD). Il s'agit notamment :
· Droit d'accès : vous pouvez demander à savoir si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant et, le cas échéant, lesquelles.
· Rectification : vous pouvez faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
· Suppression et blocage : vous pouvez demander la suppression de vos données. Veuillez noter que nous ne sommes pas autorisés à supprimer prématurément les données dont nous avons besoin pour respecter des obligations légales (par exemple, l'obligation de conservation des factures pendant 10 ans) ou pour nous défendre contre des actions en responsabilité (voir point 10). Dans ces cas, les données sont bloquées pour toute autre utilisation.
· Extraction et transfert des données : vous avez le droit de demander que les données que vous nous avez transmises vous soient fournies dans un format électronique courant ou qu'elles soient transférées à un tiers.
· Opposition : vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing et de publicité.
Pour exercer vos droits, veuillez nous envoyer une pièce d'identité (par exemple, une copie de votre carte d'identité) par e-mail à info@haar-klinik.ch ou bern@haar-klinik.ch, ou par courrier postal aux adresses de votre site concerné (Zurich ou Berne) indiquées au point 1.
Vous avez en outre le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En Suisse, il s'agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (Feldeggweg 1, CH-3003 Berne).
13. Droit applicable et juridiction compétente
La présente déclaration de confidentialité est régie exclusivement par le droit suisse. Les droits et prétentions impératifs des personnes concernées en matière de protection des données sont régis par les dispositions légales applicables.
Le for exclusif pour tout litige découlant de la présente déclaration de confidentialité ou en rapport avec celle-ci est le siège social de HAARKLINIK (Zurich, Suisse) ou de HAARKLINIK GmbH (Berne, Suisse), selon la société avec laquelle la relation de traitement ou contractuelle a été établie. Les fors légaux impératifs (par exemple, au lieu de résidence des consommateurs) restent réservés.
14. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité
L'évolution de notre site web, l'utilisation de nouveaux outils ainsi que les modifications législatives peuvent nous amener à adapter de temps à autre la présente politique de confidentialité. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web. En cas de modifications importantes, nous informerons par e-mail les personnes inscrites dans notre base de données clients.
Date de mise à jour de la présente politique de confidentialité : juin 2026